Comment choisir son outil de gestion de flotte ?

Améliorer la gestion d’un parc automobile est essentiel pour les sociétés à la recherche de solutions pertinentes afin d’effectuer des économies conséquentes. Les logiciels de gestion de flotte comme Hit-Tracking n’ont pas tous la même valeur. Découvrons comment faire le bon choix.

Un parc de véhicules vu de haut

Première question à vous poser : quels sont vos besoins ?

Avant de regarder quels sont les meilleurs logiciels du marché pour gérer votre flotte, il est nécessaire d’effectuer un check-up et définir vos différents besoins. La finalité est de dénicher un logiciel pouvant s’adapter à tous vos souhaits.

La plupart du temps, les enjeux en lien avec la gestion de votre flotte répondent à ces trois aspects :

  • Diminuer les coûts engendrés par votre flotte ;
  • Optimiser le travail des gestionnaires de votre flotte et restreindre les erreurs de saisie ;
  • Automatiser le calcul de certains coûts
  • Et enfin, limiter au maximum les dangers en lien avec la conduite et sensibiliser vos chauffeurs.

Il faut aussi prendre en compte la réglementation WLTP et LOM. Avec elle, une quatrième problématique vient se rajouter :

  • Faire en sorte que la flotte soit respectueuse de l’environnement.

Une des questions essentielles à se poser également est : est-ce que mon logiciel est évolutif ?

En effet, quand vous aurez défini vos besoins, il est alors nécessaire de déterminer si le logiciel choisi est évolutif ou non. Ferez-vous le choix d’un logiciel de type Saas ou en on-premise ?

Si vous faites le choix d’un fonctionnement de type Saas, vous avez l’assurance de profiter d’un outil que vous pourrez utiliser facilement en ligne. En plus, vous profiterez de toutes les dernières évolutions. Pour vous renseigner sur le modèle SaaS, rendez-vous sur notre article « les points forts d’un logiciel de gestion de flotte ».

Cela n’est pas toujours le cas pour un logiciel on-premise. En effet, ce dernier sera présent sur vos serveurs et/ou PC. La plupart du temps, les mises à jour demandent une interruption du service et quelquefois, des prestations en plus. En outre, sachez que si vous n’effectuez pas ces mises à jour en temps et en heure, il peut également y avoir un arrêt de maintenance sur la version du logiciel, et par conséquent, plus de support.

Ainsi, posez-vous cette question : ce logiciel me permet-il de me projeter dans l’avenir et sera-t-il capable de répondre à mes attentes une fois avoir évolué ?

Le logiciel de gestion de flotte offre-t-il des options d’automatisation ?

Le gain de temps offert par un logiciel se situe dans sa capacité ou non à l’automatisation d’une multitude de tâches. En effet, si le logiciel choisi vous offre la possibilité de gagner du temps par rapport à la gestion de la flotte, il faut garder à l’esprit qu’il doit également vous en faire gagner par rapport aux informations fournisseurs que vous devez importer.

En effet, est-il utile de délaisser Excel afin d’utiliser un logiciel ne vous permettant pas d’automatiser les tâches prenant beaucoup de temps ? Ainsi, l’importation des données fournisseurs est un aspect essentiel à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion de flotte.

Par exemple, avec Hit-Tracking, le calcul des mobilités se fait automatiquement afin d’automatiser le remboursement de celles-ci. Une autre possibilité serait d’injecter les coûts de main d’oeuvre à la rentabilité du chantier grâce à un badging des ouvriers dans les véhicules.

Mes informations seront-elles sécurisées ?

Avec Hit-Tracking, vous avez l’assurance de profiter d’un logiciel offrant la possibilité d’effectuer une automatisation des tâches récurrentes et répétitives. Or, ce seul point ne s’avère pas être suffisant. De multiples sociétés ne prennent pas en compte l’aspect primordial de la sécurisation des informations. Il faut à tout prix que vous sachiez qui est le propriétaire de ces données.

Vu que le gestionnaire c’est vous, vous devez vous munir d’un outil répondant au RGPD (Règlement général sur la protection des données). La totalité des utilisateurs de votre logiciel ne devront avoir aucun droit d’accès aux informations. Cela est préférable puisque certaines informations RH sont extrêmement sensibles et peuvent uniquement être vues par des individus ayant une habilitation à les consulter. C’est pourquoi il faut faire en sorte de savoir si le logiciel acheté offre la possibilité de faire différents profils d’utilisateurs avec des droits modifiables.

Interrogez également le prestataire sur sa philosophie au niveau du stockage des informations. Seront-elles sauvegardées sur des serveurs sûrs et performants ? Si oui, sont-ils localisés dans mon pays ou ailleurs ? Autre aspect important : s’il y a rupture du contrat, votre fournisseur doit s’engager à vous les restituer. Il serait regrettable de ne plus avoir d’informations sur la gestion de votre flotte si vous changez de logiciel.

Liste d‘exemples de questions à se poser pour le choix d’un logiciel de géolocalisation

  • L’éditeur du logiciel offre-t-il un accompagnement de qualité et complet
  • La prise en main du logiciel est-elle simple ? Et pour l’ergonomie ? Le fonctionnement est intuitif ou non ?
  • Outre ces différents aspects fonctionnels, le prestataire du logiciel peut-il offrir des ressources humaines afin de vous former à l’usage du logiciel et un service support afin de répondre à chacune de vos interrogations ?
  • Quels services sont couverts par la prestation offerte par l’éditeur du logiciel ?
  • Faut-il effectuer un paiement pour les évolutions ainsi que les mises à jour du logiciel ?
  • Dois-je assumer les coûts par rapport à la sécurisation de mes données ?
  • Y a-t-il un accompagnement dans le paramétrage du logiciel ?
  • Et enfin, y a-t-il un support à contacter en cas de souci ?

Gardez en tête qu’un tel logiciel doit permettre de gagner du temps et d’optimiser au maximum les compétences. En enlevant le plus possible de tâches récurrentes, vos différents collaborateurs pourront se dévouer entièrement à des tâches d’analyse et d’optimisation.

Pourquoi choisir Hit-Tracking comme logiciel de gestion de flotte ?

Avec le logiciel de gestion de flotte, d’outillage et des membres du personnel Hit-Tracking, l’usage d’un matériel qualitatif est assuré. Grâce au matériel de tracking présent dans Hit-Tracking, vous profiterez de produits solides et fiables, adaptés au monde de la construction.

Outre cela, l’environnement en ligne offre la possibilité de recueillir à tout instant la totalité des informations de l’équipement. Les données peuvent aussi être intégrés dans le logiciel de gestion Hit-Office en temps réel.

Autre point : sachez que le système SSL donne la possibilité de synchroniser des données de manière sûre et sécurisée. Une telle connexion garantit confidentialité et authentification.

La logiciel Hit-Tracking vous permet également d’automatiser le processus de calcul du remboursement des mobilités, des temps d’intervention sur site, des temps d’utilisation, des distances parcourues, etc  …

Enfin, sachez que la facilité d’installation du tracker GPS vous permet de faire votre propre montage, ce qui réduit les coûts liés à l’installation.

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Le logiciel de gestion de flotte, d’outillage et des membres du personnel Hit-Tracking offre un service pertinent dans la localisation, l’intégration et la sécurité de votre parc matériel. Grâce à ce logiciel, vous pourrez géolocaliser l’équipement de votre société avec les trackers GPS connectés à la batterie du véhicule et en lien avec le portail web. Ainsi, vous pourrez à tout instant, voir la localisation et le chemin emprunté des véhicules, savoir leur temps de travail et d’arrêt, leur vitesse ou la distance effectuée, l’inventaire des outils, …

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